Tietosuojaseloste

1. Henkilörekisterin tiedot

1.1. Rekisterin nimi

Rakentamisen yhteiset Topten-käytännöt -verkkosivupalvelun henkilörekisteri.

1.2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

1. Infoviestien lähettäminen tilaajille sähköpostitse.
2. Topten-käytäntöjä hyödyntävien kuntatietojen kerääminen Rakentamisen yhteiset Topten-käytännöt verkkosivuille.
3. Topten-työskentelyssä mukana olevien yhteistyöorganisaatioiden tietojen kerääminen Rakentamisen yhteiset Topten-käytännöt verkkosivuille.
4. Palvelun käyttäjille tarjottava mahdollisuus täyttää vaiheissa rakennusvalvonnan ennakkoneuvotteluihin liittyviä Topten-kortteja LOMAKE YL o8  ja LOMAKE YL 12.

1.3. Rekisterinpitäjä

Rakennustarkastusyhdistys RTY ry, y-tunnus 0221217-0.

1.4. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Toimistopäällikkö Sara Keravuori

Kettutie 2, 00800 Helsinki

etunimi.sukunimi@rty.inet.fi

puh. 045 1230238 tai (09) 323 2223

1.5. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Toimistopäällikkö Sara Keravuori, etunimi.sukunimi@rty.inet.fi

1.6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen

Rakennustarkastusyhdistys RTY ry:n ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja verkkosivuston palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyen.

1.7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Rekisteri on vapaaehtoinen ja sen sisältämien henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

2. Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

2.1. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Infoviestien tilaajan (1), kuntatiedon lähettäjän (2) tai yhteistyöorgaanisaatiotiedon lähettäjän (3) nimi ja sähköpostiosoite. Rakennusvalvonnan ennakkoneuvotteluun osallistuvien henkilöiden (4) nimet ja nimikkeet.

2.2. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät

Verkkosivupalvelun tietokanta (1 ja 4). Microsoft Excel-tiedosto sisäisessä verkkokansioissa (2 ja 3).

Rekisterissä ei ole manuaalista paperiaineistoa.

2.3. Rekisterin tietolähteet

1. Palvelun verkkosivuilla olevan infoviestien tilaamista koskevan e-lomakkeen tiedot. Palvelun käyttäjä ilmoittaa tiedot itse, ja antaa samalla suostumuksensa viestien tilaamisen kannalta pakollisten henkilötietojensa keräämiseen.
2. Palvelun verkkosivuilla olevan kuntatietojen ilmoittamista koskevan e-lomakkeen tiedot. Kunnan edustaja ilmoittaa tiedot itse, ja antaa samalla suostumuksensa kuntatietojen toimittamisen kannalta pakollisten henkilötietojensa keräämiseen.
3. Palvelun verkkosivuilla olevan organisaatioyhteistyökumppanuutta koskevan e-lomakkeen tiedot. Organisaation edustaja ilmoittaa itse, ja antaa samalla suostumuksensa organisaatiotietojen toimittamisen kannalta pakollisten henkilötietojensa keräämiseen.
4. Palvelun verkkosivuilla olevien Topten-lomakekorttien LOMAKE YL 08 ja LOMAKE YL 12 tiedot. Palvelun käyttäjä ilmoittaa tiedot itse.

2.4. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.

2.5. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Ei rekisterissä olevien henkilötietojen säännönmukaista luovutusta.

2.6. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

Ei rekisterissä olevien henkilötietojen siirtoa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

2.7. Henkilötietojen säilytysajat

1. Infoviestien tilaamista koskeva rekisteritieto: asiakas voi itse peruuttaa infoviestien tilaamisen, jolloin asiakastiedot poistuvat automaattisesti rekisteristä.
2. Kuntatietojen ilmoittamista koskeva rekisteritieto: tiedot säilytetään siihen saakka, kun palvelu on käytössä.
3. Organisaatioyhteistyökumppanuustietojen ilmoittamista koskeva rekisteritieto: tiedot säilytetään siihen saakka, kun palvelu on käytössä.
4. Topten-lomakekortteja LOMAKE YL 08 ja LOMAKE YL 12 koskeva rekisteritieto: tiedot säilytetään 24 kk, jonka jälkeen ne poistuvat automaattisesti rekisteristä. 24 kuukauden aika alkaa kulua siitä hetkestä, kun asiakas tallentaa lomakkeen viimeisen kerran.

2.8. Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta. Henkilöllä on esimerkiksi oikeus:

• tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää itseään koskevat tiedot (tietojen tarkastusoikeus, artikla 15)
• vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi (artikla 16)
• tulla unohdetuksi (artikla 17)
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (artikla 21)
• tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

3. Muuta huomioitavaa

Muilla Topten-lomakekorteilla kysyttävien henkilötieton tallentaminen palveluun on estetty automaattisesti, eikä niistä muodostu henkilörekisteriä.